|
|
|
|
Всего вопросов: 4
Страниц: 1 Вопросы:
 Как выгрузить настроенный документ из БД и загрузить его в другую БД?
Что такое «жесткая» и «гибкая» маршрутизация документов?
Как организовать контроль исполнения документов?
Как начать нумерацию документов с произвольного номера?
|
| Как выгрузить настроенный документ из БД и загрузить его в другую БД? |  | Если настройки документов необходимо скопировать в другую базу (например, скопировать новые документы из контрольного примера в рабочую базу), можно воспользоваться функцией ДОК_ВЫГРУЗ, которая служит для выгрузки настроек документов в формат SQL-сценария. Функция подключена на АРМе «Администратор системы» в меню «Операции»/«Настройка документов»/«Выгрузка документов». При выполнении данной функции появляется форма, которая служит для выбора тех настроек документов, которые следует выгрузить, и параметров выгрузки. Выбор видов документов производится на вкладке «Выгрузить». В левой части окна в виде дерева отображается перечень всех видов и вариантов по каждому виду документа, а также всех реестров. Необходимо выделить те виды (варианты) или реестры документов, которые будут выгружаться, и с помощью кнопки со стрелкой записать их в правую часть окна. После этого следует перейти на вкладки «Параметры выгрузки вариантов» и «Параметры выгрузки реестров», на которых указываются (отмечаются флажками) выгружаемые блоки данных. На вкладке «Бизнес-единица, сервер, файл» указывается код бизнес-единицы, на которую будут выгружены документы, сервер, в формате которого будет произведена выгрузка документов (выбирается из раскрывающегося списка) и файл, в который будет записан сценарий загрузки документов (*.sql). После определения всех параметров выгрузки нажать кнопку «Создать сценарий». По завершении создания сценария появится соответствующее сообщение. Загрузка настроек документов производится через АРМ «Администратор», пункт меню «Операции» / «SQL-сервер» / «SQL-консоль». В окне «SQL-консоль» нужно выбрать файл, в который был записан сценарий (выгружены настройки документов), и открыть его при помощи кнопки «Открыть файл». Затем нажать кнопку «Выполнить все». После выполнения SQL-сценария в нижней половине окна появится сообщение о полном времени выполнения сценария. Для сохранения данных нажмите кнопку «Выполнить COMMIT». Завершение работы в этом окне производится по кнопке «Завершить сеанс» |
| Что такое «жесткая» и «гибкая» маршрутизация документов? | | Маршрутизация документов одно из ключевых понятий в документообороте, под которым прежде всего понимается движение документов между исполнителями и подразделениями. В подсистеме «Документооборот» имитация движения документа по определенному маршруту реализуется путем последовательного отображения этого документа по мере изменения его состояния в различных, соответствующим образом настроенных, реестрах.
Традиционно выделяют так называемую «жесткую» маршрутизацию с предопределённым маршрутом движения документа (Structured DocFlow) и «свободную» или «открытую» маршрутизация (Ad Hoc DocFlow). В первом случае для каждого документа разрабатывается на стадии проектирования определенный маршрут, который затем невозможно изменить. Второй подход предлагает значительно более гибкий механизм: маршрут выбирается пользователем, в момент выполнения операций по документу, исходя потребностей и задач на определённых этапах обработки документа. При этом для каждого варианта документа может быть задан и типовой маршрут, который можно изменять при выполнении операций. В модуле «Документооборот» реализованы оба вида маршрутизации.
Организовать маршрутизацию можно с помощью следующих механизмов:
- условия отбора документов в реестры по маске состояний и по рассылке,
- разграничения прав доступа групп пользователей к вариантам документов в зависимости от состояний,
- настройки вызова реестров в меню АРМ.
Всё это дополняется настроенными списками рассылки личных заданий и возможностью контроля исполнения заданий.
Общая логика функционирования маршрутизации состоит в следующем:
a). Операции по документу в общем случае могут выполнять разные пользователи. Их список известен.
b). Эти пользователи входят в определённые группы, каждая из которых в свою очередь имеет доступ к документам данного варианта в зависимости от состояния этих документов и доступ к определенным АРМам. В ходе выполнения операций документ может переходить из одного реестра в другой, или пользователи в зависимости от прав доступа могут видеть в данном реестре только документы определенного состояния.
c). Переход документа из реестра в реестр реализуется за счёт того, что состояние документа после выполнение операции перестаёт удовлетворять маске состояний «реестра-источника» и, наоборот, начинает соответствовать маске «реестра-приёмника».
d). Ограничить доступ пользователя к тому или иному реестру можно, подключив в меню данного АРМа только определенные реестры и убрав из меню выход на весь список реестров.
e). Документ может иметь настроенный список рассылки. В этом случае каждый пользователь-адресат не просто получает доступ к документу для выполнения очередной операции, но и личное задание с пояснениями к операции, о выполнении которого он должен отчитаться.
Таким образом, в зависимости от настроек реестров и прав доступа, каждый пользователь имеет доступ к определенным документам для выполнения вполне конкретного набора операций и не имеет доступа к этим же документам, находящимся на других стадиях процесса обработки (в других реестрах).
Полноценная маршрутизация документов с контролем их исполнения возможна лишь при правильной организации рассылки документов.
Для задания «жесткой» маршрутизации при настройке варианта можно установить флаг, запрещающий изменение маршрута (списка рассылки и перечня заданий по документам). Жесткая маршрутизация закладывается в описание модели делового процесса на этапе внедрения системы, но в дальнейшем, в случае изменения порядка функционирования аппарата управления, она может видоизменяться.
Для реализации более гибкого сценария движения документов можно позволить подключать к работе с документами других пользователей в произвольных точках маршрута (т.н. «свободная маршрутизация»). При этом пользователь, наделенный соответствующими полномочиями, может скорректировать список рассылки любого документа уже в процессе его обработки, если в настройке соответствующего варианта документов не установлен флаг запрета изменения маршрута |
| Как организовать контроль исполнения документов? | | Основой для контроля исполнительской деятельности по документам является рассылка личных заданий по документам.
При настройке реестров (задав соответствующий фильтр) можно настроить, например, такие реестры и соответствующие им пункты меню:
«Поступившие» - для документов, в списке рассылки которых присутствует текущий пользователь;
«Документы к срочному исполнению» - для документов с датой исполнения задания, находящейся в заданном диапазоне относительно текущей даты (из них можно выделить в отдельную группу документы с заданиями, адресованными текущему пользователю);
«Документы просроченные» - для документов, содержащих задания, срок исполнения которых истек, но они еще не исполнены («Просроченные неисполненные») или срок исполнения которых меньше даты их реального исполнения;
«Личные» - для документов, автором которых является текущий пользователь
и т.д.
С этими реестрами могут работать исполнители. Для контроля хода исполнения документов можно пользоваться аналогичными реестрами, настроенными на конкретных пользователей. Для осуществления контроля исполнения документов в подсистеме реализованы следующие функции:
Контроль доставки документа. В списке рассылки документа фиксируются дата и время поступления документа к каждому адресату.
Контроль прочтения документа. Каждый пользователь может подтвердить свое ознакомление с поступившим к нему документом. При этом в списке рассылки документа проставляется дата ознакомления или исполнения задания, а в графу «Комментарии исполнителя» адресат (он же исполнитель) может занести любую поясняющую информацию. Обе графы - и «дата исполнения», и «комментарии исполнителя» - заполняются только самим адресатом и доступны для модификации только ему одному. Те строки в списке рассылки документа, в которых уже проставлена отметка об ознакомлении, становятся недоступными для модификации и удаления.
Мониторинг и контроль исполнения документа. Для каждого документа в реестре отображается его текущее состояние. При помощи настроенных отчетов можно получить любую информацию о ходе исполнения документа или групп документов.
Контроль сроков исполнения. В меню может быть настроен специальный пункт для просмотра документов, с просроченными датами исполнения каких-либо этапов их обработки.
История исполнения документов. При регистрации факта совершения любой операции по документу в системе сохраняются следующие ключевые данные: коды вида и варианта документа, регистрационные дата и номер документа, код операции и дата/время ее выполнения. Также фиксируются код и номер АРМ и код пользователя, совершившего операцию. Для каждого документа в системе ведется история совершенных по нему операций и отосланных заданий с возможностью ее детального просмотра |
| Как начать нумерацию документов с произвольного номера? | | При нумерации документов используются значения числового реквизита 'ЗагПорядНомер'. При создании нового документа этому реквизиту присваивается очередной номер (максимальный 'ЗагПорядНомер'+ 1). Полученное значение используется при формировании регистрационного номера с учетом маски. Если регистрационный номер очередного документа изменяется вручную - автоматическая нумерация регистрационных номеров продолжается по неизмененному реквизиту 'ЗагПорядНомер' и очередному документу присваивается номер, не согласующийся с регистрационным номером предыдущего. Для того чтобы начать автоматическую нумерацию документов с произвольного номера, при создании нового документа в форме ввода документа (в регистрационной карточке) для элемента "Регистрационный номер" по правой кнопке мыши можно вызвать контекстное меню "Автонумерация". Через него можно скорректировать значение счетчика автонумерации (т.е. порядковый номер документа). Если необходимо изменить порядковый номер на меньший, то в окне "Счетчик автонумерации документов" кроме изменения порядкового номера следует установить флаг "Скорректировать максимальное значение" |
|
|
|
|
|
