Электронный документооборот

Документооборот КИС «Флагман» обеспечивает сквозное обслуживание всех программных модулей информационной системы предприятия и включает в себя полный набор функций, характерных для систем электронного документооборота: оформление, утверждение, перемещение, обработка, хранение, регистрация, классификация, поиск документов по произвольным реквизитам. Документооборот является механизмом интеграции всех бизнес-процессов, обслуживаемых КИС «Флагман».

В состав документооборота включаются как первичные документы, формируемые в интерактивном режиме пользователями системы, так и выходные документы, получаемые в результате выполнения программными модулями определенных алгоритмов обработки данных информационной системы. При этом выходные документы одних модулей и задач могут являться входными (первичными) документами для других программных модулей и задач. На основе одного документа могут выполняться алгоритмы обработки данных в разных программных модулях.
В системе не существует жестко определенного перечня первичных и выходных документов. Состав документов, поставляемых разработчиком, может дополняться новыми документами, а их формы модифицироваться пользователем при настройке системы с помощью инструментальных средств, включаемых в каждый программный модуль.

В системе обеспечивается настройка форм ввода данных и макетов печати, настройка формул расчета и контроля показателей, настройка маршрутов движения документов и списков рассылки. Определяется перечень возможных состояний и операций по документам, связь между документами, устанавливаются права доступа к документам, контроль выполнения операций по документам.

Первичные документы могут распечатываться по настроенному формату, сохраняться в базе данных, передаваться по e-mail, отражать факты совершения хозяйственных операций в учетных регистрах. Это позволяет комплексно решать задачи управления производственными и деловыми процессами, обеспечивать ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета.

Средства документооборота КИС «Флагман» могут использоваться для реализации схем взаимодействия (интерфейса) с внешними приложениями.

Программный модуль «Документооборот»

Подсистема «Документооборот» соответствует ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» и предназначена для автоматизации ведения делопроизводства, т.е. обеспечивает надлежащее документирование деятельности организации при максимальном сокращении бумажного документооборота.

Подсистема позволяет создать в организации полноценный электронный документооборот, автоматизировать все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современного предприятия, охватывает весьма широкий круг документов, циркулирующих на предприятии, а также обеспечивает организацию и контроль исполнительской деятельности.

«Документооборот» обеспечивает разграничение прав доступа пользователей к документам, регистрацию, хранение, классификацию и поиск документов по любым реквизитам, ведение реестров документов, движение документов, как с «жестко» заданной, так и «свободной» маршрутизацией, делегирование (возможность перепоручить полученное задание), согласование документов, рассылку, оповещение и контроль исполнения документов, связь с электронной почтой, поддержку ЭЦП (электронной цифровой подписи), сканирование и присоединение образа бумажного документа к электронному.

Отличительная особенность КИС «Флагман» состоит в мощной подсистеме «Документооборота» и в том, что именно «Документооборот» является функцией, связывающей между собой подсистемы, автоматизирующие управление организацией.. Большая часть исходных данных берется из первичных документов и документы, созданные в одних модулях системы, используются в рамках установленных прав доступа в других подсистемах. Тем самым происходит связывание единым документопотоком различных функций корпоративной системы. Один документ может выполнять алгоритмы из разных подсистем.

В «Документообороте» имеются средства создания новых видов и вариантов документов, гибкой настройки форм ввода данных и макетов печати документов, настройки формул расчета и контроля показателей, маршрутов движения документов и списков рассылки, различных состояний и операций по документам, а также возможность формирования первичных документов при помощи отчетов
За счет гибкости настроек подсистема «Документооборот» легко настраивается на любую структуру и бизнес-процессы предприятия, на аналитику любой сложности.

Документооборот КИС "Флагман" включает функции систем класса Docflow (электронный документооборот) и Workflow (автоматизация деловых процессов).